MYON.COACH – ANLAGE DATENSCHUTZERKLÄRUNG FÜR DIE VIDEOSPRECHSTUNDE

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Stand Juni 2025 - an English version is included as an annex

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Anlage – Datenschutzerklärung für die Nutzung der Videosprechstunde der myon.coach GmbH

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Wenn Sie sich erfolgreich auf der Plattform der myon.coach GmbH („Wir“) registriert haben, können Sie über Ihren myoncare-Account auch an Videosprechstunden mit Ihrem Arzt teilnehmen, sofern er diesen Service über die myoncare Plattform anbietet. Hierfür ist lediglich die Vereinbarung einer Videosprechstunde mit Ihrem Arzt erforderlich. Nach erfolgreicher Termineinstellung durch Ihren Arzt, erhalten Sie automatisch eine E-Mail mit einer Terminbestätigung mit Einwahllink an die in Ihrem myoncare-Account angegebene E-Mail-Adresse.

Wir haben die myon.coach Videosprechstunde so entwickelt, dass sie dem datenschutzrechtlichen Grundsatz des „Privacy by Design“ entspricht, d.h. bei der Nutzung der Videosprechstunde werden von Ihnen nur diejenigen personenbezogenen Daten verarbeitet, die für die Nutzung der Videosprechstunde erforderlich sind. Wir verwenden bei der Videosprechstunde insbesondere keine „Tracking-Technologien“, die Ihr Nutzerverhalten auswerten und erstellen auch keine Nutzerprofile oder ähnliches. Die Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten (wie z.B. Gesundheitsdaten) geschieht nur auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung in der myoncare-Plattform finden Sie in der myon.coach Datenschutzerklärung.

In der nachfolgenden Datenschutzerklärung erfahren Sie, warum und wie Ihre personenbezogenen Daten für die Durchführung der Videosprechstunde verarbeitet werden. Insbesondere finden Sie eine Beschreibung der personenbezogenen Daten, die wir erfassen und verarbeiten, sowie den Zweck und die Grundlage, auf der wir die personenbezogenen Daten verarbeiten und die Rechte, die Ihnen als Betroffene zustehen.

Bitte lesen Sie die Datenschutzerklärung sorgfältig durch, und zögern Sie nicht uns zu kontaktieren, falls Sie zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Fragen haben.

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VERANTWORTLICHER‍

Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinne (siehe Art 4 Nr. 7 DSGVO) für die Datenverarbeitung im Rahmen der Videosprechstunde ist:
myon.coach GmbH
Balanstraße 71a
81541 München
Tel.: +49 89 444 51156
E-Mail: info@myon.coach

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KONTAKTDATEN DES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN‍

Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie unter folgenden Kontaktinformationen erreichen:
Dr. Sebastian Kraska
E-Mail: privacy@myon.coach

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BESCHREIBUNG DER DATENVERARBEITUNG BEI DURCHFÜHRUNG DER VIDEOSPRECHSTUNDE‍

1.1 Datenverarbeitung vor Durchführung der Videosprechstunde
Vor der Durchführung einer Videosprechstunde vereinbaren Sie gemeinsam mit Ihrem Arzt einen Termin, an dem die Videosprechstunde stattfinden soll. Nachdem der Arzt den Termin für die Videosprechstunde auf der myoncare-Plattform erstellt hat, erhalten Sie per E-Mail eine Terminbestätigung mit Einwahldaten für die Videosprechstunde. Ihre E-Mail-Adresse ist in der myoncare-Plattform hinterlegt und wird automatisch bei der Erstellung eines Termins zur Durchführung der Videosprechstunde verwendet.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Die Datenverarbeitung vor Durchführung der Videosprechstunde ist gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO rechtmäßig, weil die Datenverarbeitung für die Erfüllung des Behandlungsvertrages mit Ihrem Arzt bzw. zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist.

Datenverarbeitung während der Durchführung der Videosprechstunde
Für die Durchführung der Videosprechstunde zwischen Ihnen und Ihrem Arzt müssen wir als Anbieter der Videosprechstunde bestimmte Daten zwischen den an der Videosprechstunde teilnehmenden Parteien übertragen. Um das Patientengeheimnis und die ärztliche Schweigepflicht zu wahren, nutzen wir bei der Datenübertragung eine sogenannte Ende-zu-Ende Verschlüsselung. Das bedeutet, dass die Daten auf Ihrem Endgerät verschlüsselt und erst auf dem Endgerät des Arztes wieder entschlüsselt werden (und umgekehrt). Das hat zur Folge, dass niemand außer den Teilnehmern der Videosprechstunde diese Daten im Klartext sehen kann (nicht einmal wir als Betreiber der Plattform).

Über diese spezielle Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützte Verbindung werden im Einzelnen folgende Daten versandt und empfangen:
1.2 Audio- und Videodaten: Kamera-Aufnahmen in Echtzeit, Mikrofon-Aufnahmen in Echtzeit
1.3 Vor- und Nachname des Patienten, Teilnehmer-ID
1.4 Datum, Zeitpunkt und Dauer der Sprechstunde (Zeitstempel)
1.5 Titel der Sprechstunde
1.6 Metadaten: IP-Adresse von Sender und Empfänger, Geräte- und Betriebsinformationen, Netzwerkdaten

Vor der Durchführung der Videosprechstunde bitten wir Sie um Ihre Einwilligung zur Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten. Dies ist erforderlich, weil Sie während der Videoübertragung regelmäßig Informationen über Ihren Gesundheitszustand mit Ihrem Arzt austauschen werden. Die Verarbeitung von solchen Daten ist nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung zulässig. Wir möchten Sie aber darauf hinweisen, dass wir keinen Zugriff auf die während der Videosprechstunde an Ihren Arzt übertragenen Daten haben, d.h., die Informationen, die Sie während der Videosprechstunde mit Ihrem Arzt austauschen bleiben zwischen Ihnen und Ihrem Arzt.
Aus Gründen der Datensparsamkeit ist es aktuell nicht möglich, während der Videosprechstunde Dateien (wie z.B. Dokumente oder ähnliches) mit Ihrem Arzt zu teilen.
Alle Daten, die im Rahmen der Videosprechstunde verarbeitet werden, werden vom Serverdienstleister unmittelbar nach Beendigung der Videosprechstunde gelöscht.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Die Datenverarbeitung während der Durchführung der Videosprechstunde ist gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO rechtmäßig, weil die Datenverarbeitung für die Erfüllung des Behandlungsvertrages mit Ihrem Arzt erforderlich ist. Soweit es sich bei den verarbeiteten personenbezogenen Daten um besondere Kategorien personenbezogener Daten handelt (z.B. Gesundheitsdaten) verarbeiten wir diese Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 und Art. 9 DSGVO. Ihre Einwilligung für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

1.7 Datenverarbeitung nach Durchführung der Videosprechstunde für Abrechnungszwecke
Für Abrechnungszwecke im Zusammenhang mit der Videosprechstunde werden nach der Durchführung der Videosprechstunde die folgenden Daten verarbeitet:

• Vor- und Nachname (Patient und Arzt)
• Datum, Zeitpunkt und Dauer der Sprechstunde
• Titel der Sprechstunde
  Je nach Einzelfall kann für Abrechnungszwecke noch die Verarbeitung folgender Datenkategorien erforderlich werden:
• Beruf und Arbeitgeber
• Krankenversicherung/Kostenträger
• Hausarzt/überweisender Arzt
• Diagnose und Indikationen
• Behandlung und Behandlungszeitraum
• sowie sonstige für die Kostenerstattung gegebenenfalls erforderliche Daten.
  Die Verarbeitung dieser Datenkategorien erfolgt aber nicht über das System „Videosprechstunde“, sondern über die myoncare Plattform. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei der myoncare Plattform finden Sie in der myon.coach Datenschutzerklärung.
  Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Die Datenverarbeitung nach Durchführung der Videosprechstunde für Abrechnungszwecke ist gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO rechtmäßig, weil die Datenverarbeitung für die Erfüllung des Behandlungsvertrages mit Ihrem Arzt erforderlich ist. Außerdem sind die Ärzte gemäß §§ 295 301 SGB V verpflichtet, den Krankenkassen bestimmte Abrechnungsdaten zu übermitteln. Soweit es sich bei den verarbeiteten personenbezogenen Daten um besondere Kategorien personenbezogener Daten handelt (z.B. Gesundheitsdaten), verarbeiten wir diese Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 und Art. 9 DSGVO. Ihre Einwilligung für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

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RECHT ZUM WIDERRUF IHRER EINWILLIGUNG‍

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, wie z.B. Gesundheitsdaten, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

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EMPFÄNGER DER DATEN‍

Daten, die zur Nutzung des Videosprechstunden-Dienstes erhoben und verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Allerdings weisen wir darauf hin, dass die Daten, die Sie im Rahmen einer Videosprechstunden-Sitzung mit dem Arzt, bei dem Sie den Termin wahrnehmen, teilen, gemäß den gültigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Arztes in dessen Arztinformationssystem gespeichert werden können.
Alle Daten, die im beschriebenen Umfang und Dauer zur ordnungsgemäßen technischen Durchführung der Videosprechstunde gespeichert werden müssen, werden an einen Server im Rechenzentrum übermittelt.
Wir wählen unsere IT-Dienstleister sorgfältig – insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit – aus und haben alle datenschutzrechtlich erforderlichen Maßnahmen für eine zulässige Datenverarbeitung getroffen.
Die technische Bereitstellung der Server für die Bereitstellung des Videosprechstunden-Dienstes erfolgt durch die Oncare GmbH.

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SPEICHERDAUER‍

Die myon.coach und ihre Partner halten sich an die Grundsätze der Datensparsamkeit. Wir speichern personenbezogene Daten daher nur so lange, wie dies zur Erbringung der Services und der Erreichung der hiergenannten Zwecke erforderlich ist bzw. zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. In diesem Rahmen werden gesetzliche Höchst- oder Mindestspeicherfristen berücksichtigt. Bitte beachten Sie, dass zahlreiche Aufbewahrungsfristen die weitere Speicherung von personenbezogenen Daten erfordern. Dies gilt insbesondere für handelsrechtliche oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (z. B. Handelsgesetzbuch, Steuergesetz, etc.). Darüber hinaus muss Ihr Arzt auch die Aufbewahrung Ihrer medizinischen Akten sicherstellen (je nach Art der Dokumente zwischen 1 und 30 Jahren).
Die Daten für Abrechnungszwecke werden im Rahmen der Videosprechstunde für 3 Monate gespeichert.

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DATENVERARBEITUNG IN DRITTLÄNDERN‍

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländern findet bei Nutzung unserer Videosprechstunde nicht statt.

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AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGEN IN EINZELFÄLLEN‍

Wir verwenden keine rein automatisierte Verarbeitung, um Entscheidungen zu treffen.

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BETROFFENENRECHTE‍

Wir möchten Sie über Ihre Rechte als betroffene Person informieren. Diese Rechte umfassen insbesondere:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, einschließlich Informationen über Verarbeitungszwecke, Empfänger, Speicherdauer sowie Ihre Rechte auf Berichtigung, Löschung und Widerspruch. Sie haben ferner das Recht eine Kopie aller personenbezogenen Daten zu erhalten, die wir über Sie gespeichert haben;
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 EU DSGVO): Sie können von uns verlangen, dass wir unrichtige personenbezogene Daten aktualisieren oder korrigieren oder unvollständige personenbezogene Daten vervollständigen;
• Recht auf Löschung / Recht auf Vergessenwerden (Art. 17 DSGVO): Sie können von uns die unverzügliche Löschung Ihrer von uns erhobenen und verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir Ihre personenbezogenen Daten erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen löschen können.
• Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können von uns verlangen, dass wir die Nutzung Ihrer Daten „einschränken“, wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, die Daten für Rechtsansprüche benötigt werden oder ein Widerspruch gegen die Verarbeitung geprüft wird, so dass wir die Nutzung Ihrer Daten nur mit Einschränkungen fortsetzen können;
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Im Allgemeinen können Sie von uns verlangen, dass wir Ihnen personenbezogene Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben und die aufgrund Ihrer Einwilligung oder der Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen maschinell verarbeitet werden, in maschinenlesbarer Form zur Verfügung stellen, damit sie an einen Ersatzdienstleister „portiert“ werden können;
• Widerspruchsrecht gegen Datenverarbeitung (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. e, lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. In diesem Fall verarbeitet der Verantwortliche die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die den Interessen, Rechten und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit sich bei einer zuständigen Datenschutzbehörde über unsere Datenverarbeitung zu beschweren.

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Stand: Juni 2025

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Es folgt die Übersetzung ins Englische:

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Appendix – Privacy Policy for the Use of the Video Consultation of myon coach GmbH

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If you have successfully registered on the platform of myon.coach GmbH ("We"), you can also participate in video consultations with your doctor via your myoncare account, provided that he or she offers this service via the myoncare platform. All you need to do is arrange a video consultation with your doctor. After your doctor has successfully set up an appointment, you will automatically receive an e-mail with an appointment confirmation with a dial-in link to the e-mail address specified in your myoncare account.

We have developed the myon.coach video consultation in such a way that it complies with the data protection principle of "Privacy by Design", i.e. when using the video consultation, you will only process the personal data that is necessary for the use of the video consultation. In particular, we do not use any "tracking technologies" that evaluate your user behavior during video consultations and do not create user profiles or similar. The processing of special categories of personal data (such as health data) only takes place on the basis of your explicit consent, which you can revoke at any time. Further information on data processing in the myoncare platform can be found in the myon.coach privacy policy.

In the following privacy policy, you will find out why and how your personal data is processed for the implementation of the video consultation. In particular, you will find a description of the personal data that we collect and process, as well as the purpose and basis on which we process the personal data and the rights to which you are entitled as a data subject.

Please read the Privacy Policy carefully and do not hesitate to contact us if you have any questions about the processing of your personal data.

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PERSON IN CHARGE‍

The controller in the sense of data protection law (see Art. 4 No. 7 GDPR) for data processing in the context of video consultations is:
Myon.coach GmbH
Balanstraße 71a
81541 Munich
Phone: +49 89 444 51156
E-mail: info@myon.coach

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CONTACT DETAILS OF THE DATA PROTECTION OFFICER‍

You can contact our Data Protection Officer at the following contact information:
Dr. Sebastian Kraska
E-Mail: privacy@myon.coach

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DESCRIPTION OF DATA PROCESSING WHEN CONDUCTING THE VIDEO CONSULTATION‍

1.0 Data processing before the video consultation is carried out
Before conducting a video consultation, make an appointment with your doctor on which the video consultation is to take place. After the doctor has created the appointment for the video consultation on the myoncare platform, you will receive an appointment confirmation by e-mail with dial-in data for the video consultation. Your e-mail address is stored in the myoncare platform and is automatically used when creating an appointment to conduct the video consultation.
Legal basis for data processing: Data processing prior to the video consultation is lawful in accordance with Art. 6 (1) (b) GDPR because the data processing is necessary for the performance of the treatment contract with your doctor or for the implementation of pre-contractual measures.

Data processing during the video consultation
In order to conduct the video consultation between you and your doctor, we, as the provider of the video consultation, must transmit certain data between the parties participating in the video consultation. In order to maintain patient confidentiality and medical confidentiality, we use so-called end-to-end encryption for data transmission. This means that the data is encrypted on your device and only decrypted again on the doctor's device (and vice versa). As a result, no one except the participants of the video consultation can see this data in plain text (not even we as the operator of the platform).

The following data is sent and received via this special end-to-end encrypted connection:
1.1 Audio and video data: real-time camera recordings, real-time microphone recordings
1.2 Patient's first and last name, participant ID
1.3 Date, time and duration of the consultation (time stamp)
1.4 Title of the consultation
1.5 Metadata: IP address of sender and receiver, device and operational information, network data

Before conducting the video consultation, we ask for your consent to the processing of special categories of personal data. This is necessary because you will regularly share information about your health with your doctor during the video broadcast. The processing of such data is only permitted with your prior consent. However, we would like to point out that we do not have access to the data transmitted to your doctor during the video consultation, i.e. the information you exchange with your doctor during the video consultation remains between you and your doctor.
For reasons of data economy, it is currently not possible to share files (such as documents or the like) with your doctor during the video consultation.
All data processed during the video consultation will be deleted by the server service provider immediately after the end of the video consultation.
Legal basis for data processing: Data processing during the video consultation is lawful in accordance with Art. 6 (1) (b) GDPR because the data processing is necessary for the performance of the treatment contract with your doctor. Insofar as the processed personal data is special categories of personal data (e.g. health data), we process this data on the basis of your consent in accordance with Art. 6 (1) (a), Art. 7 and Art. 9 GDPR. You can revoke your consent to the processing of special categories of personal data at any time with effect for the future.

1.6 Data processing after the video consultation has been carried out for billing purposes
For billing purposes in connection with the video consultation, the following data will be processed after the video consultation has been carried out:

• First and last name (patient and doctor)
• Date, time and duration of the consultation
• Title of the consultation
• Depending on the individual case, the processing of the following categories of data may still be necessary for billing purposes:
• Profession and employer
• Health insurance/cost bearers
• General practitioner/referring doctor
• Diagnosis and indications
• Treatment and treatment period
• as well as other data that may be necessary for the reimbursement of costs.
  However, these data categories are not processed via the "video consultation" system, but via the myoncare platform. Further information on data processing in the myoncare platform can be found in the myon.coach privacy policy.
  Legal basis for data processing: Data processing after the video consultation has been carried out for billing purposes is lawful in accordance with Art. 6 (1) (b) GDPR because the data processing is necessary for the performance of the treatment contract with your doctor. In addition, according to §§ 295, 301 SGB V, doctors are obliged to transmit certain billing data to the health insurance funds. Insofar as the processed personal data is special categories of personal data (e.g. health data), we process this data on the basis of your consent in accordance with Art. 6 (1) (a), Art. 7 and Art. 9 GDPR. You can revoke your consent to the processing of special categories of personal data at any time with effect for the future.

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RIGHT TO WITHDRAW YOUR CONSENT‍

You have the right to withdraw your consent to the processing of special categories of personal data, such as health data, at any time with effect for the future.

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RECIPIENTS OF THE DATA‍

Data collected and processed for the use of the video consultation service will not be passed on to third parties. However, we would like to point out that the data that you share with the doctor with whom you attend the appointment during a video consultation session may be stored in the doctor's physician information system in accordance with the doctor's valid statutory retention obligations.
All data that must be stored to the extent and duration described for the proper technical implementation of the video consultation is transmitted to a server in the data center.
We carefully select our IT service providers – especially with regard to data protection and data security – and have taken all measures required by data protection law for permissible data processing.
The technical provision of the servers for the provision of the video consultation service is carried out by Oncare GmbH.

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STORAGE PERIOD‍

myon.coach and its partners adhere to the principles of data economy. We therefore only store personal data for as long as this is necessary to provide the services and achieve the purposes specified herein or to comply with statutory retention periods. In this context, statutory maximum or minimum storage periods are taken into account. Please note that numerous retention periods require the continued storage of personal data. This applies in particular to retention obligations under commercial or tax law (e.g. Commercial Code, Tax Act, etc.). In addition, your doctor must also ensure the retention of your medical records (between 1 and 30 years, depending on the type of documents).
The data for billing purposes will be stored for 3 months as part of the video consultation.

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DATA PROCESSING IN THIRD COUNTRIES‍

Your personal data will not be processed in third countries when using our video consultation.

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AUTOMATED DECISIONS IN INDIVIDUAL CASES‍

We do not use purely automated processing to make decisions.

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RIGHTS OF DATA SUBJECTS‍

We would like to inform you about your rights as a data subject. These rights include, in particular:

• Right of access (Art. 15 GDPR): You have the right to request information about whether and how your personal data is being processed, including information about the purposes of processing, recipients, storage period and your rights to rectification, erasure and objection. You also have the right to receive a copy of any personal data we hold about you;
• Right to rectification (Art. 16 EU GDPR): You can request that we update or correct inaccurate personal data or complete incomplete personal data;
• Right to erasure / right to be forgotten (Art. 17 GDPR): You can demand that we delete your personal data collected and processed by us without undue delay. Please note, however, that we can only delete your personal data after the expiry of the statutory retention periods.
• Right to restriction of data processing (Art. 18 GDPR): You can ask us to "restrict" the use of your data if the accuracy of the data is contested, the processing is unlawful, the data is needed for legal claims, or an objection to the processing is being examined, so that we can only continue to use your data with restrictions;
• Right to data portability (Art. 20 GDPR): In general, you can request that we provide you with personal data that you have provided to us and that is processed by machine based on your consent or the performance of a contract with you, in a machine-readable form, so that it can be "ported" to a substitute service provider;
• Right to object to data processing (Art. 21 GDPR): You have the right to object at any time to the processing of personal data concerning you that is carried out on the basis of Article 6 (1) (e), (f) GDPR. In this case, the controller will no longer process the personal data unless it can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing that outweigh the interests, rights and freedoms of the data subject, or the processing serves to establish, exercise or defend legal claims.
• Right to lodge a complaint (Art. 77 GDPR): In addition, you have the option of complaining to a competent data protection authority about our data processing.

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As of: June 2025